El formulario 1040 es la declaración anual de impuestos sobre la renta que presentan las personas físicas ante el IRS, la agencia tributaria de Estados Unidos. Es tu declaración personal y no la de tu empresa.
Ganar dinero en EE. UU. o tener una LLC no te obliga automáticamente a presentarlo. El elemento que lo define es tu residencia fiscal: ciudadanos y residentes usan el 1040, mientras que los no residentes usan el 1040-NR o, en algunos casos, ninguna declaración personal federal.
Para no equivocarte de formulario, conviene entender sus anexos y su diferencia con el 1040-NR. También te ayudará ver un caso de ejemplo que te lo presentaremos al final de este artículo.
¿Qué es el formulario 1040 del IRS y quién debe presentarlo?
En pocas palabras, el formulario 1040 sirve para calcular tu impuesto federal sobre la renta del año. Reúne ingresos, deducciones, créditos y retenciones para saber si te queda saldo por pagar o un reembolso. Como es una declaración personal, una LLC nunca lo presenta a su nombre.
Lo presentan los ciudadanos estadounidenses y los residentes fiscales, vivan donde vivan. ¿Quiene son residentes fiscales? Los titulares de green card y quienes superan la prueba de presencia sustancial. Esa prueba exige al menos 31 días en EE. UU. durante el año en curso y 183 días en un cómputo ponderado de tres años.
La obligación nace cuando tus ingresos superan el umbral que fija el IRS según tu estado civil y tu edad. Si trabajas por tu cuenta, basta con 400 USD de ganancia neta para tener que declarar.
A veces conviene presentarlo aunque no estés obligado, por ejemplo para recuperar retenciones de tu salario o reclamar créditos reembolsables como el crédito por ingreso del trabajo. Si tienes 65 años o más, puedes usar el formulario 1040-SR. Tiene la misma estructura, con letra más grande y una tabla de deducción estándar adaptada.
Por ejemplo, la declaración que presentas en 2026 corresponde al año fiscal 2025 y vence, en general, el 15 de abril. La prórroga del Formulario 4868 extiende la presentación hasta octubre, pero no el pago. La versión oficial está en la página del IRS sobre el Formulario 1040.
¿Qué incluye el formulario 1040: apartados, documentos y anexos?
El 1040 se completa de arriba abajo, como un embudo. Partes de tus ingresos brutos, restas ajustes y deducciones, calculas el impuesto y lo comparas con lo que ya pagaste. Los anexos numerados y con letra recogen los detalles que no caben en las dos páginas principales.
El recorrido sigue este orden:
Datos personales y estado civil (filing status).
Dependientes.
Ingresos: salarios, intereses, dividendos, pensiones.
Ajustes a los ingresos.
Deducción estándar o deducciones detalladas.
Cálculo del impuesto y aplicación de créditos.
Pagos y retenciones.
Resultado final: reembolso o saldo pendiente.
Antes de empezar, ten a mano esta documentación:
Los formularios W-2 de tus empleadores.
Formularios 1099: NEC para trabajos independientes, INT para intereses y DIV para dividendos.
Formulario 1098 si tienes hipoteca.
La declaración del año anterior.
Tus datos bancarios para el depósito directo del reembolso.
Cada anexo responde a una situación concreta:
Usa este anexo si… | Anexo |
|---|---|
Tienes ingresos adicionales (negocio, alquileres) o ajustes | Anexo 1 |
Aplicas nuevas deducciones, como las de propinas u horas extra (desde el año fiscal 2025, ver Anexo 1-A) | Anexo 1-A |
Debes impuestos adicionales, como el de trabajo por cuenta propia | Anexo 2 |
Reclamas créditos adicionales, como el crédito por impuestos extranjeros | Anexo 3 |
Tienes ganancias o pérdidas de una actividad propia | Schedule C |
Calculas el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia | Schedule SE |
Recibes alquileres o participaciones informadas en un K-1 | Schedule E |
Vendes acciones u otros activos con ganancia de capital | Schedule D |
Los Schedules C, SE y E son los que conectan el 1040 con un negocio. Si tienes una LLC, su papel cambia mucho según tu residencia.
¿Cuál es la diferencia entre el 1040 y el 1040-NR?
El 1040 grava la renta mundial de ciudadanos y residentes fiscales. El 1040-NR solo alcanza los ingresos de fuente estadounidense o efectivamente conectados con EE. UU. de los no residentes.
Lo que decide cuál te corresponde es tu residencia fiscal. Tu nacionalidad no cuenta, y tampoco el país de tu cuenta bancaria o el estado donde constituiste tu LLC. Para aplicar la prueba de presencia sustancial a tu caso, consulta la Publicación 519 del IRS.
Criterio | Formulario 1040 | Formulario 1040-NR |
|---|---|---|
Quién lo presenta | Ciudadanos y residentes fiscales | No residentes con obligación de declarar |
Ingresos declarados | Mundiales | Solo de fuente EE. UU. o efectivamente conectados |
Deducción estándar | Sí | En general, no (salvo excepciones por tratado) |
Declaración conjunta | Sí, con el cónyuge | En general, no |
Créditos disponibles | Amplios (por hijos, educación, ingreso del trabajo) | Muy limitados |
Hay dos situaciones que generan muchas dudas:
El año de llegada o salida del país. Puedes ser un contribuyente con doble estatus: residente durante una parte del año y no residente durante la otra.
Los estudiantes con visa F o J. Durante sus primeros años en el país, en general, siguen siendo no residentes aunque vivan en EE. UU. La Publicación 519 detalla cómo se cuentan esos años.
Un error frecuente es presentar un 1040 siendo no residente para aprovechar la deducción estándar. Puede provocar ajustes del IRS e intereses, y tendrás que corregir la declaración con el Formulario 1040-X.
¿Qué relación tiene el formulario 1040 con los ingresos de tu LLC?
Los ingresos de tu LLC solo llegan a tu 1040 si eres ciudadano o residente fiscal. Si eres extranjero no residente, la LLC tiene sus propias obligaciones informativas y tú, según el caso, puedes no tener ninguna declaración personal federal.
Todo empieza por cómo tributa la LLC por defecto:
LLC de un solo miembro. Es una entidad ignorada (disregarded entity): el IRS no la trata como contribuyente separado y su resultado se atribuye al dueño.
LLC de varios miembros. Tributa como partnership, presenta el Formulario 1065 y entrega un K-1 a cada socio.
LLC que elige tributar como C-Corp. Presenta el Formulario 1120 y paga su propio impuesto corporativo.
Si eres ciudadano o residente fiscal, el beneficio neto de tu LLC unipersonal va al Schedule C y al Schedule SE de tu 1040. Y eso ocurre aunque no hayas retirado el dinero de la cuenta de la empresa.
Si eres extranjero no residente, no presentas 1040. Tu LLC unipersonal presenta el Formulario 5472 con un 1120 pro forma, una declaración informativa cuya omisión puede costar 25,000 USD por formulario y año, según las instrucciones del IRS. El 1040-NR suele aparecer sobre todo si tienes ingresos efectivamente conectados con EE. UU., por ejemplo por tener oficina, empleados o un agente dependiente allí.
Pongamos el caso de Valentina, diseñadora residente en Bogotá. Tiene una LLC unipersonal en Wyoming, clientes fuera de EE. UU. y ningún local en el país, así que presenta el 5472 con el 1120 pro forma y, probablemente, no necesita el 1040-NR.
Si mañana se muda a Miami con green card, la cosa cambia. Tendría que declarar ese mismo negocio en el Schedule C de su 1040.
Un límite que no conviene olvidar: tu país de residencia puede gravar esos mismos ingresos según su propia normativa. No pagar impuestos federales en EE. UU. no significa no tributar en ninguna parte.
Sin duda, puedes gestionar estas obligaciones por tu cuenta, pues aquí tienes toda la información. Pero sabemos que, tanto el llenado como la presentación del formulario pueden acarrear muchas dudas. Por eso, muchos emprendedores deciden delegar dichas gestiones en Start Companies.
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¿Estás listo?
Preguntas frecuentes
¿Existe el formulario 1040 en español y dónde se descarga?
Sí. El IRS publica el Formulario 1040(SP), la versión en español, con sus instrucciones y varios anexos traducidos. Puedes descargarlo gratis en irs.gov, así que desconfía de las webs que cobran por el PDF.
¿Necesito un SSN o un ITIN para presentar el formulario 1040?
Sí, necesitas un número de identificación fiscal. Si no tienes derecho a un SSN, debes solicitar un ITIN con el Formulario W-7, que normalmente se adjunta a tu primera declaración junto con tu documentación de identidad.
¿Qué pasa si no presento el formulario 1040 estando obligado?
El IRS aplica un recargo por no presentar del 5% mensual sobre el impuesto adeudado, con un máximo del 25%, más un recargo por pago tardío e intereses (ver multas del IRS). Y si te correspondía un reembolso, pierdes el derecho a reclamarlo pasados tres años.
¿Puedo presentar el formulario 1040 desde fuera de Estados Unidos?
Sí, electrónicamente o por correo, desde cualquier país. Los ciudadanos y residentes que viven en el extranjero tienen una prórroga automática hasta el 15 de junio para presentar. Eso sí, los intereses sobre el impuesto pendiente corren desde el 15 de abril.
Escrito por
Ignacio Navarro
Ignacio Navarro es Contador Público, fundador de Start Companies y asesor especializado en sociedades en Estados Unidos para emprendedores, freelancers y negocios digitales de Latinoamérica. Con formación en tributación internacional y estudios en UCEMA, acompaña a clientes no residentes en la creación y mantenimiento de LLCs, apertura bancaria, facturación, contabilidad e impuestos. Su experiencia combina estrategia fiscal, cumplimiento y visión práctica para operar en EE.UU. de forma simple, ordenada y profesional.
