O que é o EIN? Definição e conceito
O EIN (Employer Identification Number), também conhecido como Federal Tax ID Number ou Tax ID, é o número de identificação fiscal que o IRS (Internal Revenue Service) atribui às empresas nos Estados Unidos. É o equivalente americano ao CUIT na Argentina, ao RFC no México ou ao CIF/NIF na Espanha.
O formato do EIN tem sempre 9 dígitos, seguindo este padrão: XX-XXXXXXX (por exemplo, 82-1234567). Cada LLC recebe um EIN único e exclusivo, que a identifica perante o sistema fiscal e bancário dos EUA por toda a vida.
O EIN pertence à empresa (a LLC), não ao dono. Se você tem várias LLCs, cada uma tem seu próprio EIN. O dono pode não ter SSN nem ITIN e, mesmo assim, obter o EIN para sua LLC.
O nome "Employer Identification Number" pode confundir: você não precisa ter funcionários para obtê-lo. Qualquer LLC, inclusive de um único membro e sem funcionários, precisa do EIN e pode obtê-lo.
Para que você precisa do EIN? Usos essenciais
Conta bancária nos EUA
Mercury, Relay, Lili e praticamente todos os bancos exigem o EIN para abrir uma conta empresarial.
Stripe e PayPal Business
Para ativar uma conta da Stripe ou do PayPal Business nos EUA em nome da sua LLC, o EIN é obrigatório.
Contratos e faturas
Os clientes corporativos nos EUA precisam do seu EIN para emitir o Form 1099 e cumprir suas obrigações fiscais.
Declarações ao IRS
O Form 5472, o Form 1065 (partnerships) e outras declarações ao IRS exigem o EIN da LLC.
Amazon Seller Central
Para vender na Amazon dos EUA como vendedor profissional, você precisa do EIN da sua LLC americana.
Fornecedores e atacadistas
Muitos fornecedores atacadistas nos EUA exigem o EIN para emitir credenciais de revenda (resale certificate).
Como obter o EIN: opções para não residentes
O EIN é solicitado diretamente ao IRS por meio do Form SS-4 (Application for Employer Identification Number). O processo varia conforme você tenha ou não SSN (Social Security Number).
Opção 1: Online (somente para residentes com SSN)
O portal online do IRS (irs.gov) permite obter o EIN na hora. No entanto, essa opção está disponível somente para quem tem SSN ou ITIN. Se você é latino-americano ou europeu sem SSN, não pode usar esse portal.
Opção 2: Por fax (para não residentes)
Os não residentes sem SSN podem enviar o Form SS-4 preenchido por fax ao IRS. O prazo de processamento é de 4 a 6 semanas. O EIN é devolvido ao solicitante por fax. Esta é a via mais comum para os clientes da Start Companies.
Opção 3: Pelo correio
Também é possível enviar o Form SS-4 pelo correio. No entanto, pode levar entre 6 e 12 semanas, por isso não recomendamos.
Opção 4: Por telefone (ligação internacional)
Os não residentes podem ligar diretamente para o IRS no número +1 (267) 941-1099 (linha internacional), de segunda a sexta, das 6h às 23h (EST). Um agente do IRS pode atribuir o EIN durante a própria ligação se todos os dados estiverem corretos. É preciso falar inglês com fluência.
O EIN é totalmente gratuito se solicitado diretamente ao IRS. Se você paga um serviço como a Start Companies para cuidar disso, a cobrança é pelo serviço de trâmite, não pelo EIN em si. Desconfie de quem cobra "taxas do IRS" pelo EIN: elas não existem.
Processo passo a passo: como a Start Companies obtém seu EIN
- Você nos envia seus dados: nome completo, endereço, dados da LLC (nome, estado, tipo de entidade) e cópia do passaporte.
- Preenchemos o Form SS-4: completamos o formulário com as informações corretas, no formato que o IRS exige para não residentes.
- Enviamos o formulário ao IRS: por fax para a linha internacional do IRS. Guardamos o comprovante de envio.
- Fazemos o acompanhamento: verificamos periodicamente o andamento do processo.
- Recebemos o EIN: o IRS devolve o EIN por fax. Entregamos a você junto com a carta de confirmação oficial (CP 575 ou equivalente).
- Validação: verificamos se o EIN está correto e ativo nos sistemas do IRS.
O prazo estimado para esse processo é de 4 a 6 semanas a partir do envio do formulário. Em períodos de alta demanda (janeiro a abril), pode se estender a até 8 semanas.
Problemas comuns ao obter o EIN para estrangeiros
Erro no nome do responsável (responsible party)
O IRS exige que o "responsible party" (pessoa responsável) da LLC seja o dono real. Se o nome no Form SS-4 não coincidir exatamente com o nome no passaporte, o IRS pode recusar ou atrasar o processo.
Endereço incorreto ou estrangeiro
O Form SS-4 aceita endereço estrangeiro, mas ele precisa estar formatado corretamente. Um endereço incompleto ou com caracteres especiais pode causar problemas.
LLC não ativa no momento da solicitação
O EIN é solicitado depois que a LLC é formalmente aprovada pelo estado. Solicitar o EIN antes de a LLC estar ativa pode gerar inconsistências.
Números de fax do IRS desatualizados
O IRS muda seus números de fax periodicamente. Usar um número desatualizado significa que o formulário chega ao número errado e o processo se perde.
Há serviços na internet que cobram entre US$ 200 e US$ 500 para "obter o EIN com urgência", prometendo entregá-lo em 24 horas para não residentes. Isso é impossível: o IRS não tem um processo "urgente" de 24 horas para não residentes. A Start Companies cobra uma tarifa transparente pelo serviço real de gestão, com prazos reais.
Empezá hoy
¿Querés abrir tu LLC sin complicaciones?
Nuestro equipo de contadores y tributaristas internacionales te acompaña en todo el proceso. LLC activa en 7 días hábiles.
Atendemos por WhatsApp: +1 (786) 935-4213
Escrito por
Ignacio Navarro
Ignacio Navarro é contador, fundador da Start Companies e consultor especializado em empresas nos Estados Unidos para empreendedores, freelancers e negócios digitais da América Latina. Com formação em tributação internacional e estudos na UCEMA, acompanha clientes não residentes na abertura e manutenção de LLCs, abertura de contas bancárias, faturamento, contabilidade e impostos. Sua experiência une estratégia tributária, compliance e visão prática para operar nos EUA de forma simples, organizada e profissional.
